Pembenahan administrasi merupakan sebuah keharusan dalam tatanan kehidupan baru setelah pandemi bagi semua organisasi pemerintahan. Salah satu langkah penting yang harus diambil dalam reformasi birokrasi yaitu dengan mewujudkan sistem arsip yang akuntabel dan transparan.

Begitu juga untuk Pusat Pengembangan Sumber Daya Manusia Minyak dan Gas Bumi (PPSDM Migas) yang telah memperoleh predikat WBBM dari Kementerian PAN RB pada Desember 2020 tahun lalu. Sehingga PPSDM Migas harus terus berbenah. Salah satunya adalah dengan pengelolaan dokumentasi atau arsip yang sangat urgent dalam keberlangsungan sebuah  organisasi.

Sehingga pada hari Jum’at tanggal 09 April 2021, Badan Pengembangan Sumber Daya Manusia Energi dan Sumber Daya Mineral (BPSDM ESDM) Kementerian ESDM mengadakan pembahasan Digital Arsip di lingkungan BPSDM ESDM di PPSDM Migas.

Rapat tersebut dihadiri oleh perwakilan dari setiap satuan kerja (satker) BPSDM ESDM. Analis Anggaran Ahli Madya, Julian Ambassadur Shiddiq menjelaskan bahwa pengawasan kearsipan internal adalah proses audit arsip yang akan  dilaksanakan oleh tim pengawas kearsipan internal yang akan dibentuk agar pegelolaan arsip yang ada di BPSDM ESDM lebih dinamis dan tercipta arsip yang handal.

“Rencana audit arsip di BPSDM ESDM diharapkan selesai di bulan Agustus 2021 sehingga tujuan kami ke PPSDM Migas adalah untuk melihat pengelolaan arsip di PPSDM Migas”, jelas Julian.

Lebih lanjut, Julian menjelaskan bahwa diharapkan semua satker (Satuan Kerja) di bawah BPSDM ESDM itu mempunyai satu sistem yang sama dan tidak berbeda – beda sehingga nantinya bisa di cloning untuk setiap satker. Efek dari sistem pengarsipan yang berbeda di setiap unit kerja adalah adanya kesulitan dalam pengintegrasian sistem.

“Harapan kita untuk pengelolaan arsip ini, semua arsip bisa tercatat dan terformat dengan baik. Sehingga arsip akan mudah ditemukan dan mudah untuk diakses”, imbuh Julian pada Jum’at (09/04/2021).

Rombongan dari BPSDM ESDM ini diterima oleh Koordinator Tata Usaha, Sri Wahjoe Handayani yang menjelaskan bahwa PPSDM Migas melaksanakan pesan dari Kepala BPSDM ESDM untuk menata dan mendigitalisasi arsip, berkolaborasi dengan tim IT PPSDM Migas dan juga tim arsiparis, dan ada tim kecil lainnya dari berbagai keahlian.

“Digital Arsip ini kita lakukan agar setiap fisik arsip dapat kemudian di kelompokkan serta dapat dihandle ke dalam sistem informasi kita. Tentunya agar mudah untuk ditemukan apabila dibutuhkan”, tutup Yani.